Erfa-Stammtisch: Öffentliche Ausschreibungen – Rechtssicherheit, Transparenz und Effizienz durch digitale Tools

22. Januar 2026 | Verein myni Gmeind

Erfa-Stammtisch: Öffentliche Ausschreibungen – Rechtssicherheit, Transparenz und Effizienz durch digitale Tools

Am 22. Januar 2026 durften wir beim Erfa-Stammtisch des Vereins MYNI GMEIND einen Beitrag zum Thema Digitalisierung im öffentlichen Beschaffungswesen präsentieren. Besonders gefreut hat uns der Erfahrungsbericht von Michael Walter vom Kantonsspital Aarau zur praktischen Nutzung von submissi.o.

Wenn Administration die Facharbeit verdrängt

Die Realität in vielen Gemeinden und öffentlichen Institutionen: Eine Ausschreibung steht an, und plötzlich verbringen Projektverantwortliche mehr Zeit mit Formvorschriften als mit der eigentlichen Aufgabe – der Evaluation des vorteilhaftesten Angebots.

Die IVöB stellt hohe Anforderungen an Vergabestellen. Fristen, Schwellenwerte, Zuschlagskriterien und Verfahrensabläufe müssen penibel eingehalten werden. Das Resultat: Viele Gemeinden greifen zu externen Beratern und Rechtsanwälten, weil die rechtlichen und administrativen Hürden überfordern.

Die Folge ist das, was wir intern als "Beschaffungs-Pingpong" bezeichnen: Dokumente wandern mehrfach zwischen Fachabteilung, Rechtsberatung und Administration hin und her. Der/die Projektleiter/in – eigentlich die Fachexperte/in für das Beschaffungsobjekt – kann sich kaum auf die Kernaufgabe konzentrieren: die Kriterien und Anforderungen sowie die Evaluation des vorteilhaftesten Angebots.

Die falsche Ressourcenverteilung

Unsere Erfahrung zeigt: Ohne digitale Unterstützung fliesst bei einer Ausschreibung ein Grossteil des Aufwands in administrative und rechtliche Kontrollen. Schätzungsweise 80% der Zeit gehen für Formalitäten drauf – nur 20% bleiben für die inhaltliche Arbeit. Das ist problematisch, denn die Beschaffung hat grossen Einfluss auf den Projekterfolg. Wer bei der Ausschreibung die richtigen Kriterien und Bedingungen setzt, spart später enormen Aufwand und Kosten.

Der Lösungsansatz: Single Source of Truth

submissi.o. digitalisiert den gesamten Beschaffungsprozess nach dem Prinzip der Single Source of Truth: Die Nutzenden werden durch den Ausschreibungsprozess geführt. Jeder Datensatz wird nur einmal erfasst. Der Projekttitel, die Kriterien, die Fristen – alles wird einmal eingegeben und fliesst automatisch in Ausschreibungsbedingungen, simap.ch, Bewertungsmatrix und Dokumentation.

Das bedeutet konkret:

• Keine Inkonsistenzen mehr zwischen Ausschreibung und Bewertung
• Automatische IVöB-Konformitätsprüfung während der Eingabe
• Geführter Prozess – wie beim E-Banking, nur für Beschaffungen
• Revisionssichere Dokumentation auf Knopfdruck

Praxisbericht: Kantonsspital Aarau

Michael Walter, Projektleiter Logistik am Kantonsspital Aarau, berichtete aus der Praxis nach rund sechs Monaten Nutzung von submissi.o.

Nach nur wenigen Monaten nutzt das KSA submissi.o. schon für:

• über 15 Projekte
• 6 verschiedene Abteilungen – alle arbeiten mit dem gleichen Tool
• 5 bis 20 Anbieter pro Verfahren

Der Mehrwert im Alltag:

"Das System führt mich wie beim Online-Banking. Ich weiss genau, welche Termine und Fristen ich einhalten muss und kann mich auf das konzentrieren, was fachlich wichtig ist."

Michael Walter, KSA

• Zeitersparnis bei der Projekteinrichtung: Was früher ein bis zwei Tage dauerte, geht heute deutlich schneller – dank menügeführter Eingabe
• Konsistente Dokumentation: Keine Copy-Paste-Fehler mehr. Wenn ein Kriterium in der Ausschreibung steht, ist es auch in der Bewertung identisch formuliert. Bei Zuschlagsverfahren mit 20 Anbietern, bei denen jede Bewertung manuell eingetragen werden müsste, eliminiert das enorm die Fehlerquellen.
• Rechtssicherheit: Das System lässt keine unvollständigen Ausschreibungen zu. Pflichtfelder sind Pflichtfelder – das gibt Sicherheit.
• Schnelle Implementierung: Das KSA führte im April 2025 die ersten Tests durch – und arbeitet heute produktiv mit über 15 Projekten. Die Benutzerführung ist so intuitiv, dass auch Mitarbeitende ohne Beschaffungserfahrung schnell einsteigen können.

Fazit: Beschaffung gehört in die Hand der Fachexperten

Öffentliche Beschaffungen sollten von Fachexperten geführt werden – von der IT-Spezialistin bei IT-Beschaffungen, von der Bauplanerin bei Bauvorhaben, vom Mediziner bei Gesundheitsbeschaffungen.

submissi.o. macht genau das möglich: Das Tool übernimmt die rechtliche und administrative Führung, damit sich die Projektleitung auf das Wesentliche konzentrieren kann – die inhaltliche Definition und Evaluation.

Wer den ERFA von Myni Gmeind vom 22. Januar 2026 verpasst hat, kann die Aufzeichnung unseres Beitrags und den Erfahrungsbericht des Kantonsspitals Aarau unten oder auf der Website von Myni Gmeind nachschauen:

Erfahrungsbericht Michael Walter, Projektleiter und Logistik Kantonsspital Aarau

Beitrag von Christoph Schärli, Product & Legal submissio AG