Christoph Schärli
„submissio.ch in unserem Unternehmen“ - Interview mit unserer Kundin Regionalwerke AG Baden
Der ständige Dialog mit unseren Kunden ist für uns das A und O bei der Weiterentwicklung und Verbesserung von submissi.o.
Wir durften uns mit Jonas Hurter (Ressortleiter Energieprojekte) und Daniel Eckhardt (Projektleiter Energieprojekte) von den Regionalwerken AG Baden unterhalten, wie sich der interne Ausschreibungsprozess seit der Einführung der Plattform submissio.ch verändert hat – und warum sie heute nicht mehr darauf verzichten möchten. Nachfolgend das zusammengefasste Interview:
Wie lief der Ausschreibungs- und Bewertungsprozess ab, bevor Sie submissio.ch eingeführt haben?
Die Erstellung der Ausschreibungsdokumente erfolgte meist direkt und manuell über simap.ch. Standardisierte Vorlagen gab es eigentlich nicht. Jede Person hat mit eigenen Word- oder Excel-Dateien gearbeitet, und externe Fachplaner*innen haben oft auf individuelle Vorlagen zurückgegriffen. Meist lag die Koordination der vielen Einzeldokumente bei einer einzelnen verantwortlichen Person. Das hat die Abläufe zusätzlich verkompliziert.
Die Bewertungskriterien mussten immer wieder neu formuliert werden. Häufig haben wir sehr komplexe und technische Excel-Matrizen verwendet, die das objektive Bewerten erschwert haben. Die Frage, wie wir zu einer objektiven Bewertung kommen, hat für grossen Aufwand gesorgt.
Die Erstellung, Prüfung und Versionierung der Dokumente war sehr zeitaufwendig und anfällig für Fehler. Rechtliche Überprüfungen mussten immer wieder individuell erfolgen, was einen erheblichen Ressourcenaufwand bedeutete. Auch das Ausfüllen der Maske auf simap.ch war sehr aufwändig.
Was hat sich durch die Einführung von submissio.ch verändert?
Wir können uns jetzt viel stärker auf die Inhalte des Leistungsverzeichnisses konzentrieren, weil das Tool die rechtlichen und formellen Vorgaben für uns übernimmt. Natürlich mussten wir lernen, aufgrund der im Tool umgesetzten rechtlichen Grenzen mit etwas weniger Flexibilität umzugehen, aber genau das war für uns ein wichtiger Lernprozess. Dadurch haben wir das System des Submissionsrechts besser verstanden und die Abläufe entsprechend angepasst.
Wie hilft das Tool konkret im Arbeitsalltag?
Besonders hilfreich ist, dass das Tool uns Schritt für Schritt durch den Prozess führt. Gerade bei der Erstellung von Ausschreibungen gibt es zahlreiche Hilfestellungen und Lernmöglichkeiten. Diese geführte Struktur ist auch für Kolleg*innen, die neu im Bereich Submissionen sind oder Quereinsteiger*innen, eine grosse Unterstützung.
Was schätzen Sie besonders am Tool?
Die Zeitersparnis ist enorm, weil wir jederzeit Anpassungen vornehmen können, ohne ständig Copy-Paste-Arbeiten machen zu müssen. Änderungen sind unkompliziert umsetzbar und wir können sicher sein, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden. Wir merken, dass mehrere Teammitglieder gleichzeitig am gleichen Projekt arbeiten können. Das erleichtert den Know-how-Transfer enorm, gerade für neue Kolleg*innen im Team. Sie finden sich schnell zurecht und können rasch einsteigen, weil das Tool uns Schritt für Schritt durch den Prozess leitet. Auch die qualitative Vollständigkeit ist für uns besonders wertvoll. Das System stellt gezielte Fragen, sodass wir nichts Wichtiges übersehen. Das gibt uns ein gutes Gefühl der Sicherheit.
Wie funktioniert die Integration mit simap.ch?
Die Schnittstelle zu simap.ch läuft reibungslos. Das Verknüpfen und Hochladen der Daten klappt problemlos. Das ist ein sehr gutes Feature, weil wir uns keine Gedanken mehr um die Details bei simap.ch machen müssen.
Wie erleben Sie die Zusammenarbeit mit dem Team von submissi.o.?
Die Kombination aus der Plattform submissi.o. und begleitenden Beratungsleistungen sorgt für einen reibungslosen Ablauf: Submissi.o. ermöglicht punktuelle Unterstützung sowohl bei formalen als auch bei inhaltlichen Fragen rund um den Ausschreibungsprozess.
Das Team bemüht sich spürbar, die Herausforderungen der Anwender*innen zu verstehen, ist kurzfristig und flexibel erreichbar und überzeugt durch eine schnelle, pragmatische Beratung – auch im beschaffungs- und baurechtlichen Kontext.
Besonders schätzen wir, dass submissi.o. unsere Bedürfnisse und Vorschläge kontinuierlich aufnimmt, um das Tool laufend zu verbessern. Die Plattform begleitet alle Beteiligten zuverlässig durch den Prozess, was ein gemeinsames Wachsen möglich macht – sowohl für die Organisation als auch für die Weiterentwicklung des Systems selbst.
Vielen Dank für das Gespräch!
Baden, 10. Juli 2025