DATENSCHUTZERKLÄRUNG VON SUBMISSIO AG

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Stand 1. September 2023


  1. Zweck dieser Datenschutzerklärung

    2. Es ist keine Einwilligung seitens der Klientschaft, ihrer Mitarbeitenden oder anderen Kontaktpersonen in die Datenschutzerklärung notwendig. Es handelt sich bei der Datenschutzerklärung lediglich um die Information über Art, Umfang und Zweck der Nutzung von Personendaten durch submissio AG und deren Mitarbeiter/innen. Die submissio AG behält sich das Recht vor, den Inhalt der vorgenannten Datenschutzerklärung jederzeit und ohne Ankündigung einseitig zu ändern. In diesem Fall wird die neue Version auf unserer Website www.submissio.ch veröffentlicht. Diese ist massgebend. Wir empfehlen Ihnen daher, die auf der Website veröffentlichte Datenschutzerklärung regelmässig einzusehen.

  2. Wer ist verantwortlich und wie können Sie uns erreichen?

    3. Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Daten ist die submissio AG mit Sitz c/o Viadukt Recht GmbH, Jenatschstrasse 1, 8002 Zürich. Bei Fragen im Zusammenhang mit datenschutzrechtlichen Anliegen können Sie sich über unsere E-Mailadresse info@submissio.ch) direkt an unsere/n Datenschutzverantwortliche/n wenden.

  3. Welche personenbezogenen Daten bearbeiten wir?

    4. Im Rahmen eines Mandatsverhältnisses bearbeiten wir u.a. die folgenden personenbezogenen Daten:

    • Kundendaten wie deren Namen und Kontaktinformationen (u.a. E-Mail, Adresse, Telefonnummer etc.), Kontaktangaben der Ansprechpersonen, zugehöriges Unternehmen / Stelle, allfällige Querverbindungen (z.B. Gesellschafter oder nahestehende Personen) und weitere Hintergrundinformationen aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handels- und Betreibungsregister, Grundbücher);
    • Inhalte von Anfragen sowie sämtliche Informationen, welche Sie uns im Rahmen und für die Zwecke der Zusammenarbeit bekanntgegeben haben oder welche wir im Rahmen unserer Dienstleistungen an Sie erstellen, inklusive Kommunikation;
    • Rechnungs- und Zahlungsinformationen: Angaben über die erbrachten und abgerechneten Leistungen, Rechnungsdaten, Leistungsnachweise, Rechnungen, Zahlungen und Bankverbindungen;
    • Ergänzende Informationen: Allfällige weitere Informationen, die Sie uns im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Leistungen und Software zur Verfügung stellen oder Informationen aus Medien und Internet zu Ihrer Person, sofern es angezeigt erscheint.
  4. Wie erhalten wir diese Daten?

    5. Einige der Personendaten überlassen Sie bzw. die betroffenen Personen uns selbst, wenn Sie bzw. diese uns über E-Mail oder per Telefon kontaktieren und unsere Dienstleistungen nachfragen. Dazu gehören z.B. Name und Kontaktdaten sowie Informationen über die Rolle der betroffenen Person beim Unternehmen oder bei der Organisation, für welche Sie oder die jeweiligen Kontaktpersonen tätig sind oder in deren Namen Sie bzw. diese uns kontaktieren. Wir bearbeiten zudem Personendaten, die wir durch die Benutzung der Software submissi.o. erhalten und bearbeiten. Zudem erheben wir einige Personendaten selbst, z.B. aus öffentlichen Registern oder auf Websites.

  5. Grundsatz: Daten/Informationen in öffentlichen Ausschreibungen

    6. Submissi.o. ist eine Software für das Erstellen von öffentlichen Ausschreibungen. Entsprechend sind alle Angaben und Informationen, welche Vergabestellen in den Ausschreibungsunterlagen erfassen, per se für die Öffentlichkeit bestimmt. Die Nutzer haben keinen Einfluss darauf, wer die publizierten Ausschreibungen herunterladen, weitergeben und verwenden kann. Entsprechend weisen wir Sie darauf hin, dass allfällige vertrauliche Informationen, nicht in den Ausschreibungsunterlagen direkt bekannt gegeben werden dürfen. Sollen solche Informationen Bestandteile der Ausschreibung bilden, so sind diese unter dem Vermerk: «Kann persönlich gegen Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung bei der Vergabestelle eingesehen werden, o.ä. » in der Ausschreibung zu vermerken o.ä.

  6. Zu welchem Zweck bearbeiten wir Personendaten?

    7. Wir bearbeiten die erhobenen Personendaten zum Zweck des Vertragsabschlusses sowie der Vertragsabwicklung und zur Rechnungsstellung sowie zu Kommunikationszwecken. Dazu gehört die Bearbeitung zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen, Verbesserung unserer Leistungen und Abläufe. Wir bearbeiten die Personendaten auch, um Ihnen Informationen über uns und unser Unternehmen und Einladungen zu Anlässen zuzustellen.

  7. Geben wir Ihre Daten an Dritte weiter?

    8. Zur Erreichung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke kann es notwendig sein, dass wir die Personendaten an folgende Kategorien von Empfängern weitergeben: Externe Dienstleister, Geschäftspartner, mit denen wir die Dienstleistungserbringung allenfalls koordinieren müssen. Die Personendaten bearbeiten wir in unserem Verantwortungsbereich in der Schweiz und angrenzendem EU-Raum. Wir können die Personendaten aber an Empfängerinnen übermitteln, die ihrerseits die Personendaten in anderen Ländern bearbeiten, einschließlich solcher, die kein mit Schweizer Recht vergleichbares Datenschutzniveau gewährleisten.

    Zudem können wir Personendaten an Auftragsdatenbearbeitende weitergeben, insbesondere an unser IT-Dienstleister sowie Webhoster und andere Anbieterinnen/Anbieter, die IT-Applikationen zur Verfügung stellen oder Support und andere Dienstleistungen für die in dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Zwecke in unserem Auftrag erbringen.

    Diese haben sich vertraglich zu einem sorgfältigen Umgang mit den Daten verpflichtet und dürfen Personendaten nur in unserem Auftrag und nach unseren Instruktionen bearbeiten. Vorbehalten bleibt eine Herausgabe an staatliche Behörden gestützt auf entsprechende zwingende, gesetzliche Grundlagen.

  8. Welche IT-Services nutzen wir und wie erfolgt die elektronische Kommunikation?

    9. Wir weisen Sie darauf hin, dass wir im Rahmen der Mandatsführung auf externe IT-Dienstleister und Cloud-Provider mit Servern in der Schweiz und zurückgreifen. Für den digitalen Rechtsverkehr verwenden wir sodann einen digitalen Signaturservice. Um diesen Service nutzen zu können, werden Dokumente (z.B. Briefe, Rechtsschriften, Verträge etc.) auf den Server der Name geladen. Ohne gegenteilige Mitteilung durch Sie gehen wir davon aus, dass Sie mit dem digitalen Signaturservice einverstanden sind.

    Wir setzen sodann bestimmte IT-Dienstleistungen sowie Kommunikationsmittel ein, welche mit Datensicherheitsrisiken verbunden sein können (z.B. E-Mail, Videokonferenzen). Es obliegt Ihnen, uns über den Wunsch nach besonderen Sicherheitsmassnahmen zu orientieren. Die Kommunikation per E-Mail, Mobiltelefone oder Internetapplikationen beinhaltet Risiken wie die Möglichkeit zur Einsicht in den Inhalt der Mitteilung, deren Abänderung oder Verlust.

    Sofern wir von Ihnen keine schriftlichen Instruktionen zur elektronischen Kommunikation erhalten, gehen wir davon aus, dass Sie trotz Kenntnis der entsprechenden Risiken mit einer unverschlüsselten elektronischen Kommunikation einverstanden sind. Wir lehnen jede Verantwortung für den Gebrauch von unverschlüsselten E-Mails (insbesondere für Verletzungen des Anwaltsgeheimnisses) ab.

  9. Wie und wie lange bewahren wir Ihre Personendaten auf?

    10. Wir speichern die Personendaten nur so lange, wie dies zur Abwicklung des Vertragsverhältnisses notwendig ist, eine gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht besteht oder wir daran ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse haben. Wir treffen verhältnismässige und zumutbare Vorkehrungen zum Schutz von Personendaten vor Verlust, unberechtigter Veränderung oder unbefugten Zugriffen Dritter. Wenn Sie uns über eine dritte Partei (z.B. über Ihre Mitarbeitenden oder anderen Kontaktpersonen) Personendaten liefern, ist es an Ihnen, diese in allgemeiner Weise über die Bearbeitung durch Rechtsdienstleister (wie wir) oder andere externe Dienstleister zu informieren (z.B. in einer Datenschutzerklärung für Mitarbeitende).

    Wir bewahren Ihre persönlichen Daten so lange auf, wie sie für die Zwecke, für welche sie bearbeitet werden, notwendig sind. Weiter bewahren wir Ihre persönlichen Daten auf, um gesetzlichen und regulatorischen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten nachzukommen oder soweit dies berechtigte Interessen, insbesondere die Sicherheit unserer Daten, erfordern (bspw. zu Beweiszwecken oder für die IT-Sicherheit). Spätestens nach Ablauf von zehn Jahren seit Vertragsbeendigung vernichten wir allerdings sämtliche Dossiers und darin enthaltenen Personendaten, sofern diese nicht vorher zurückverlangt worden sind.

  10. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Personendaten?

    11. Sie haben jederzeit das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wenn die jeweils anwendbaren Voraussetzungen erfüllt und keine gesetzlichen Ausnahmen anwendbar sind, stehen Ihnen folgende Rechte zu:

    • das Recht auf Auskunft über Ihre persönlichen Daten und gewisse Aspekte der Bearbeitung;
    • das Recht zur Berichtigung Ihrer persönlichen Daten;
    • das Recht zur Löschung Ihrer persönlichen Daten;
    • das Recht zur Einschränkung der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten;
    • das Recht zur Widerspruchserhebung gegen die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten.

    Bemerkung: Nach Ausübung obiger Rechte kann das Mandatsverhältnis mit Submissio AG gegebenenfalls nicht ordentlich weitergeführt werden.

    Als von einer Datenbearbeitung betroffene Person können Sie zudem mit dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (http://www.edoeb.admin.ch) Kontakt aufzunehmen. Im Weiteren können Sie verlangen, dass wir Ihre persönlichen Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an Sie oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen. Gewisse Datenverarbeitungsvorgänge sind sodann nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns.

    Beachten Sie aber bitte, dass für diese Rechte Voraussetzungen und Ausnahmen gelten. Soweit rechtlich zulässig oder erforderlich, können wir Anfragen zur Ausübung dieser Rechte ablehnen. So dürfen oder müssen wir die Personendaten allenfalls trotz Aufforderung zur Löschung der Personendaten oder Einschränkung der Bearbeitung aus rechtlichen Gründen aufbewahren oder anderweitig weiterbearbeiten, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf jedoch unberührt. Wenn Sie die vorstehenden Rechte geltend machen wollen, so richten Sie Ihre Anfrage bitte per E-Mail oder per Post unter eindeutiger Identifizierung (Kopie eines gültigen Identitätsausweises / Passes) Ihrer Person an die in Ziffer 2 (Rz. 3) genannte Adresse. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren.

  11. Bereitstellung und Nutzung unserer Website www.submissio.ch

    12. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung: Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung mit einem DV / OV / EV-Zertifikat. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden. Mit einem DV (Domain Validation) – Zertifikat ist die Übermittlung der Daten geschützt. Bei einem OV (Organisation Validation) – Zertifikat ist garantiert, dass die Domäne dem Anbieter gehört. Bei einem EV (Extended Validation) – Zertifikat wird auch die Identität des Inhabers, respektive Geschäftsleiters geprüft.

    Betrieb der Weblösung durch Dritte (Hosting) in der Schweiz / EU.

  12. Datenerfassung auf unserer Webseite www.submissio.ch

    13. Cookies

    Unsere Webseite verwendet «Cookies». Cookies sind kleine Textdateien, die über den Browser auf Ihrem Computer abgelegt werden, wenn Sie unsere Webseite besuchen. Diese Textdateien richten auf Ihrem Computer keinen Schaden an und dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlich zu gestalten. Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet. Durch die Verwendung von technisch nicht notwendiger Cookies erfahren wir, wie unsere Webseite genutzt wird, womit wir unser Angebot kontinuierlich verbessern können.

    Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte «Session-Cookies». Sie werden nach Ende Ihres Besuchs auf unserer Webseite automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Zudem ermöglichen uns diese Cookies zu evaluieren, was Ihre Präferenzen innerhalb unserer Webseite sind. Wenn Sie dies nicht wünschen, so können Sie Ihre Browsereinstellungen so einrichten, dass Ihr Browser Sie über das Setzen eines Cookies informiert und Sie dies zulassen müssen. Eine Deaktivierung der Cookies im Browser kann die Funktionalität unserer Webseite einschränken.

    Der Webseitenbetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung seiner Dienste. Soweit andere Cookies (z.B. Cookies zur Analyse Ihres Surfverhaltens) gespeichert werden, werden diese in dieser Datenschutzerklärung gesondert behandelt.

    Server Log Files

    Der Provider der Webseite erhebt und speichert bei jedem Aufruf seiner Webseite automatisch allgemeine Daten und Informationen in sogenannten Server-Log Files, die der von Ihnen verwendete Browser automatisch übermittelt. Folgende Daten werden dabei erhoben bzw. erfasst:

    • Verwendeter Browsertyp und Versionen
    • Das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem
    • Die Internetseite sowie Unterwebseite, von welchem das zugreifende System auf unsere Webseite gelangt (Referrer URL)
    • Hostname des zugreifenden Computers
    • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
    • Die IP-Adresse
    • Name der abgerufenen Seite/Datei
    • Die übertragene Datenmenge

    Die anonym erhobenen Daten und Informationen können mit dem Ziel, den Datenschutz und die Datensicherheit zu erhöhen, ausgewertet werden. Die anonymen Daten des Server-Logs werden getrennt von anderen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

    Wir ziehen aufgrund dieser allgemeinen Daten und Informationen keine Rückschlüsse auf Ihre Person. Die Verwendung der gesammelten Daten und Informationen dienen ausschliesslich zur Analyse der Funktionsfähigkeit der Webseite sowie um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes auf Verlangen die notwendigen Informationen bereitstellen zu können. Die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Massnahmen ist gestattet.

    Google Maps

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    Social Media


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    Analyse-/Trackertools


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    Submissio AG
    Zürich, 1. Juli 2024

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