Daten als Entscheidungsgrundlage: Wie strukturierte Beschaffungsdaten Ihre Organisation transformieren

Das öffentliche Beschaffungswesen der Schweiz bewegt jährlich über CHF 40 Milliarden. Doch während Vergabestellen auf wahren Datenschätzen sitzen, schlummern diese ungenutzt in Excel-Tabellen, E-Mail-Postfächern und Papierakten. Der Schlüssel zur Transformation liegt nicht in mehr Daten – sondern in strukturierten Daten.

Der verborgene Datenschatz – und warum er brachliegt

Jede öffentliche Beschaffung generiert wertvolle Informationen: Welche Lieferanten haben offeriert? Zu welchen Preisen? Welche Kriterien wurden angewandt? Wie lange dauerte das Verfahren? Diese Daten existieren, sind jedoch verstreut über Dutzende von Ordnern, Dateien und Systemen.

Die Konsequenzen sind messbar: Studien zeigen, dass Mitarbeitende durchschnittlich 20% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen verbringen. Bei komplexen Beschaffungsverfahren bedeutet das: Stunden, die für das Zusammentragen von Daten aufgewendet werden, statt für deren Analyse.

Besonders brisant: Eine Langzeitstudie ergab, dass 94% aller produktiv genutzten Spreadsheets Fehler enthalten. Im Beschaffungskontext kann ein simpler Formelfehler zu falschen Zuschlagsentscheidungen führen, mit rechtlichen und finanziellen Folgen.

Dokumente sind keine Daten

Ein PDF-Pflichtenheft ist für Menschen lesbar, für Analysen meist jedoch wertlos. Es enthält zwar Informationen, doch diese sind in Fliesstext vergraben, nicht durchsuchbar und nicht aggregierbar. Dasselbe gilt für Word-Dokumente, eingescannte Offerten und E-Mail-Korrespondenzen.

Strukturierte Daten hingegen sind in definierten Feldern erfasst: Lieferantenname, Auftragswert, Zuschlagskriterien, Bewertungspunkte, Verfahrensdauer. Sie ermöglichen sofortige Abfragen, automatische Aggregation und visuelle Auswertung. Alles ohne manuelle Zwischenschritte.

Der entscheidende Unterschied: Wenn ein Dokument durch gezielte Fragen entsteht, statt durch freie Texteingabe, werden automatisch strukturierte Datenfelder generiert. Jede Antwort wird zu einem auswertbaren Datenpunkt.

Was strukturierte Beschaffungsdaten ermöglichen

Spend-Analyse: Wohin fliesst das Geld?

Mit strukturierten Daten lassen sich Ausgabenmuster über Zeit, Kategorien und Lieferanten analysieren. Welcher Anteil des Budgets fliesst in IT-Dienstleistungen? Welche Warengruppen zeigen Kostensteigerungen? Statt tagelanger Excel-Konsolidierung sind Antworten in Sekunden verfügbar.

Lieferanten-Insights: Wer gewinnt – und zu welchen Konditionen?

Strukturierte Daten ermöglichen die Analyse von Gewinnquoten einzelner Anbieter und Preisentwicklungen über mehrere Verfahren. Welcher Lieferant gewinnt überproportional oft? Gibt es Konditionen, die sich systematisch verbessern oder verschlechtern? Solche Erkenntnisse schärfen die Verhandlungsposition.

Verfahrenseffizienz: Wo liegen die Engpässe?

Durchlaufzeiten vom Ausschreibungsstart bis zum Zuschlag, Engpässe bei bestimmten Verfahrensschritten, Vergleiche zwischen Abteilungen. All dies kann messbar werden. Dokumentierte EU-Fallstudien zeigen, dass Gemeinden durch systematische Prozessoptimierung mehrere Tage pro Verfahren einsparen können.

Kriterien-Benchmarking: Lernen aus Best Practices

Welche Eignungs- und Zuschlagskriterien werden in vergleichbaren Verfahren verwendet? Wie gewichten andere Vergabestellen ähnliche Projekte? Strukturierte Kriterienkataloge ermöglichen den Vergleich und das Lernen aus bewährten Ansätzen, statt jedes Verfahren von Grund auf neu zu konzipieren.

Nachhaltigkeits-Tracking: Fortschritte messen

Mit dem revidierten Beschaffungsrecht gewinnt Nachhaltigkeit an Bedeutung. Strukturierte Daten erlauben die systematische Erfassung und Auswertung von Nachhaltigkeitskriterien über das gesamte Beschaffungsportfolio hinweg. So lässt sich nachweisen, welchen Beitrag die Beschaffung zu den Klimazielen leistet.

Von reaktiver zu proaktiver Beschaffung

Traditionell arbeitet die öffentliche Beschaffung reaktiv: Ein Bedarf entsteht, eine Ausschreibung wird vorbereitet, Offerten werden eingeholt. Strukturierte Daten ermöglichen einen Paradigmenwechsel hin zur vorausschauenden Planung.

Auslaufende Verträge lassen sich Monate im Voraus identifizieren. Wiederkehrende Bedarfe werden sichtbar und können gebündelt werden. Saisonale Muster in der Auslastung ermöglichen eine bessere Ressourcenplanung. Die Beschaffungsabteilung wird vom Reagierenden zum strategischen Partner der Fachbereiche.

Rechenschaft auf Knopfdruck

Öffentliche Organisationen stehen unter besonderer Beobachtung. Gemeinderäte, Kantonsregierungen und Bundesaufsichtsbehörden erwarten Transparenz über die Verwendung von Steuergeldern. Das Öffentlichkeitsprinzip gibt Bürgerinnen und Bürgern das Recht, amtliche Dokumente einzusehen.

Strukturierte Daten vereinfachen diese Rechenschaftspflicht erheblich. Statt tagelanger Recherche für den Jahresbericht genügen wenige Klicks für aussagekräftige Auswertungen. Wie viele Verfahren wurden durchgeführt? Welches Volumen wurde vergeben? Wie hoch ist der Anteil lokaler Anbieter? Die Antworten liegen bereit.

Warum Excel an seine Grenzen stösst

Excel ist ein mächtiges und geliebtes Werkzeug, vorallem für individuelle Analysen. Doch als zentrales System für die Beschaffung stösst es an fundamentale Grenzen: Keine Echtzeit-Aktualisierung ohne manuelle Eingriffe. Fehlende automatische Validierung von Eingaben. Versionskonflikte, wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten. Keine Audit-Trails, die dokumentieren, wer wann was geändert hat.

Moderne cloudbasierte Lösungen generieren strukturierte Daten von Anfang an. Jede Eingabe wird validiert, jede Änderung protokolliert, jeder Zugriff kontrolliert. Die Daten sind zentral verfügbar, nicht verteilt auf die Laptops einzelner Mitarbeitender.

Die Vorteile sind quantifizierbar: Studien beziffern die Einsparungspotenziale durch E-Procurement auf 5 bis 20 Prozent der Beschaffungskosten. Bei einem kantonalen Beschaffungsvolumen von mehreren hundert Millionen Franken sind das substanzielle Beträge.

Datenschutz und Datensicherheit: Der Schweizer Standard

Die Frage nach Cloud-Lösungen wirft berechtigte Datenschutzbedenken auf. Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz stellt klare Anforderungen: Besonders schützenswerte Daten dürfen nur ausgelagert werden, wenn die Verschlüsselung durch die Behörde selbst kontrolliert wird.

Der US CLOUD Act, der amerikanischen Behörden Zugriff auf Daten von US-Providern ermöglicht – unabhängig vom Speicherort –, ist mit Schweizer Datenschutzrecht grundsätzlich unvereinbar. Die Lösung: Schweizer oder europäisches Hosting mit kundenseitig kontrollierter Verschlüsselung.

Für öffentliche Vergabestellen bedeutet dies: Die Wahl des richtigen Anbieters ist entscheidend. Schweizer Cloud-Lösungen, die den lokalen Datenschutzanforderungen entsprechen, bieten die notwendige Rechtssicherheit, ohne auf die Vorteile moderner SaaS-Technologie zu verzichten.

Der Weg zur datengetriebenen Beschaffung

Die Digitalisierung der öffentlichen Beschaffung ist keine Frage des Ob, sondern des Wann. Organisationen, die heute auf strukturierte Daten setzen, schaffen sich Wettbewerbsvorteile: effizientere Prozesse, fundiertere Entscheidungen, bessere Compliance.

Der erste Schritt ist oft der schwierigste: die Erkenntnis, dass das bisherige System, so vertraut es sein mag, nicht mehr zeitgemäss ist. Der zweite Schritt ist einfacher: die Evaluation von Lösungen, die strukturierte Daten ab der ersten Eingabe generieren.

Denn eines ist klar: Die Daten sind bereits vorhanden. Sie warten nur darauf, strukturiert und nutzbar gemacht zu werden.

Möchten Sie erfahren, wie Ihre Organisation den Schritt zu strukturierten Beschaffungsdaten gehen kann? Wir freuen uns auf ein unverbindliches Gespräch über Ihre Digitalisierungsziele.

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