Rechtskonforme Angebotsbewertung: Eine gute Dokumentation als Schlüssel für mehr Compliance

Das Verwaltungsgericht Bern hat in einem kürzlich publizierten Entscheid (Urteil vom 20. Dezember 2025, Nr. 100.2025.54U) wichtige Leitplanken für die Angebotsbewertung in Erinnerung gerufen. Der Entscheid verdient Beachtung, nicht weil er grundlegend Neues statuiert, sondern weil er bestehende Anforderungen kurz und prägnant in Erinnerung ruft. Nachfolgend die wichtigsten Handlungsempfehlungen für die Praxis.

1. Die Bewertungsskala muss lückenlos und gleichmässig sein

Eine Skala, die direkt von 0 % auf 50 % springt, ist unzulässig. Sie kann relevante Qualitätsunterschiede im unteren Bereich schlicht nicht abbilden. Das Gericht hält fest, dass die gewählte Skala gleichmässig abgestuft sein muss – beispielsweise 0 / 25 / 50 / 75 / 100 %.

2. Jede Bewertung braucht einen belegbaren Anknüpfungspunkt im Angebot

Eine Bewertungstabelle ist kein Selbstzweck. Sie muss zeigen, woher die Note kommt – nicht nur, dass eine Note vergeben wurde. Konkret bedeutet das:

Bei einer positiven Bewertung ist festzuhalten, welche Angebotspassage die Erfüllung der Anforderung belegt. Bei einer negativen oder nur teilweisen Erfüllung ist zu dokumentieren, welche Anforderung aus welchem Grund als nicht erfüllt gilt – mit klarem Verweis auf die Anforderungsformulierung und die geprüfte Stelle im Angebot.

Praktischer Tipp: Vor Abschluss der Evaluation lohnt sich ein interner «Fremder-Blick»-Test: Kann eine Person, die nicht am Verfahren beteiligt war, jede Begründung nachvollziehen? Wenn nicht, besteht Nachbesserungsbedarf – solange es noch möglich ist.

3. Nachträgliche Heilung im Beschwerdeverfahren nicht (immer) möglich

Es ist ein verbreiteter Reflex: Im Beschwerdeverfahren werden Bewertungslücken durch ergänzende Erläuterungen zu schliessen versucht. Das Gericht lässt dies nicht ohne Weiteres gelten. Was in der Evaluation nicht dokumentiert wurde, kann nachträglich nicht ersetzt werden. Ergänzende Ausführungen im Verfahren können allenfalls erläutern – aber nicht heilen, was von Anfang an fehlte.

Die Konsequenz ist klar: Vergabestellen müssen ihre Bewertungen so dokumentieren, dass sie ohne weitere Erklärungen verständlich und nachvollziehbar sind.

4. Interne Qualitätssicherung vor dem Zuschlag

Vor dem Zuschlagsentscheid empfiehlt sich eine strukturierte interne Prüfung anhand der folgenden Fragen:

• Ist jede Note mit einer konkreten Angebotsstelle belegbar?
• Wurde die publizierte Skala durchgehend und einheitlich angewandt?
• Wurden alle Angebote nach denselben Massstäben bewertet?
• Ist die Bewertung auch für eine interne Drittperson nachvollziehbar?

Diese Fragen sind keine blosse Formalie – sie sorgen für eine Überprüfung und Plausibilisierung des Bewertungsergebnis. Damit können Widersprüche und Fehler erkannt und behoben werden, bevor der Zuschlag allenfalls bereits erteilt worden ist.

Fazit

Formelle Bewertungsfehler – falsche Skala, fehlende Begründung, unvollständige Dokumentation – können eine vollständige Neubewertung auslösen und den Zuschlag gefährden. Und zwar unabhängig davon, ob das materielle Ergebnis sachlich vertretbar gewesen wäre.

Investitionen in eine sorgfältige Ausschreibungsgestaltung und eine disziplinierte Bewertungsdokumentation sin ein wichtiger Pfeiler eines guten Ausschreibungsverfahrens. Denn die Bewertungsdokumentation ist der Nachweis für Transparenz und Einhaltung der beschaffungsrechtlichen Compliance.