CHF 41 Milliarden und eine unbequeme Frage: Wofür geht die ganze Zeit drauf?

Die Schweizer öffentliche Hand beschafft jährlich Güter und Dienstleistungen im Umfang von über CHF 41 Milliarden. Das entspricht rund 5 Prozent des Bruttoinlandprodukts. Von der Bundesverwaltung über die Kantone bis zu den Gemeinden: Beschaffung ist eine der grössten Stellschrauben der Schweizer Volkswirtschaft.

Doch hinter dieser beeindruckenden Zahl verbirgt sich ein Problem, das selten offen angesprochen wird: Ein Grossteil der Arbeitszeit, die Beschaffungsverantwortliche in Vergabeverfahren investieren, fliesst nicht in inhaltliche Arbeit, sondern in reine Administration. Dokumente formatieren, Versionen abgleichen, Formulare ausfüllen, simap.ch bedienen, Tabellen hin und her kopieren. Die eigentliche Facharbeit kommt dabei oft zu kurz.

In diesem Artikel schauen wir uns den administrativen Aufwand realistisch an und zeigen, warum Digitalisierung in diesem Bereich nicht bloss ein Modewort ist, sondern ein handfester Hebel.

Das Beschaffungsvolumen der Schweiz in Zahlen

Die oft zitierte Zahl von CHF 41 Milliarden stammt direkt vom Bundesrat und wird unter anderem vom BAFU bestätigt. Allein die zentrale Bundesverwaltung hat im Jahr 2024 Zahlungen von CHF 7,82 Milliarden für Beschaffungen geleistet (BKB Beschaffungscontrolling 2024). Der weitaus grösste Teil des Gesamtvolumens entfällt jedoch auf Kantone und Gemeinden, verteilt auf Tausende von Vergabestellen mit sehr unterschiedlichen Prozessen, Werkzeugen und Kompetenzniveaus.

Jährlich werden auf simap.ch rund 13'000 Publikationen veröffentlicht, davon schätzungsweise 8'000 Ausschreibungen. Über 30'000 Unternehmen nutzen die Plattform, um sich über Aufträge zu informieren. Rund 69 Prozent der Vergaben auf Bundesebene gehen an KMU, was die Bedeutung fairer und effizienter Vergabeprozesse unterstreicht.

Der stille Kostenfresser: Administrativer Aufwand pro Vergabe

Wie aufwendig ist eine einzelne Ausschreibung eigentlich? Eine der wenigen Schweizer Studien, die den Aufwand systematisch erhoben hat, stammt von der Universität Bern (Wegmüller, 2019). Im Rahmen einer Befragung von 173 Fachpersonen aus Vergabestellen, Anbietern und Beratungsunternehmen wurde der Medianaufwand pro Verfahren ermittelt:

Zwischen 54 und 140 Stunden auf der Vergabeseite und bis zu 240 Stunden auf der Anbieterseite pro Ausschreibung. Wohlgemerkt: Das sind Medianwerte. Komplexe Vergaben in Bereichen wie Bau, ICT oder Gesundheitswesen können deutlich darüber liegen.

Die grosse Rechnung: Was kostet der Adminaufwand schweizweit?

Rechnen wir konservativ: Bei rund 8'000 jährlich auf simap.ch publizierten Ausschreibungen und einem vorsichtig geschätzten Durchschnittsaufwand von 100 Stunden pro Vergabe auf der Beschaffungsseite ergibt sich ein geschätzter Gesamtaufwand von rund 800'000 Arbeitsstunden pro Jahr. Bei durchschnittlichen Personalkosten von CHF 70 bis 80 pro Stunde für eine Fachperson im öffentlichen Dienst sprechen wir von geschätzten Kosten zwischen CHF 56 und 64 Millionen, nur für die auf simap.ch sichtbaren Verfahren.

Und jetzt die entscheidende Frage: Wie viel dieser Zeit fliesst in Administration statt in Inhalt?

Der Global Chief Procurement Officer Survey 2023 von Deloitte zeigt, dass selbst führende Organisationen noch 24 Prozent ihrer Arbeitszeit für transaktionale Tätigkeiten aufwenden. Das Ziel dieser Vorreiter liegt bei nur 11 Prozent, erreicht durch den Einsatz von Automatisierung und digitalen Tools. Bei durchschnittlichen und nachhinkenden Organisationen liegt der Anteil transaktionaler Arbeit deutlich höher.

In der öffentlichen Beschaffung kommen zusätzliche Pflichten hinzu: strikte Einhaltung des BöB und der IVöB, formale Dokumentationsanforderungen, Interaktion mit simap.ch, kantonale Besonderheiten, Koordination mit Rechtsabteilungen. Eine aktuelle Studie der HTWK Leipzig und Unite (2025) zeigt, dass in europäischen Unternehmen 40 Prozent der Beschaffungsstellen ihre Prozesse immer noch mit Excel und Word abwickeln und nur 15 Prozent über vollständig digitalisierte Prozesse verfügen.

Unsere Schätzung: In vielen Schweizer Vergabestellen dürften bis zu 70 bis 80 Prozent der Arbeitszeit in administrative Tätigkeiten fliessen, während nur 20 bis 30 Prozent für die eigentliche Facharbeit übrig bleiben, also für die Definition der Anforderungen, die Bewertung von Angeboten nach Qualitätskriterien, die Berücksichtigung von Nachhaltigkeit oder den strategischen Dialog mit Anbietern.

Übertragen auf die Gesamtrechnung bedeutet das: Von den geschätzten CHF 56 bis 64 Millionen Personalkosten für simap-publizierte Vergaben könnten rund CHF 39 bis 51 Millionen jährlich in reine Administration fliessen. Und das ist nur die Spitze des Eisbergs: Die Tausenden von Vergaben unterhalb der simap-Schwellenwerte sowie der enorme Aufwand auf der Anbieterseite sind hier noch gar nicht eingerechnet.

Die Folgen: Wenn für Qualität keine Zeit bleibt

Die Konsequenzen dieses Ungleichgewichts sind konkret spürbar. Wenn der Grossteil der Arbeitszeit für Formulare, Versionskontrolle und Portalinteraktionen aufgeht, leidet die inhaltliche Qualität der Vergaben. Zuschlagskriterien werden nicht sorgfältig genug definiert. Nachhaltigkeitsaspekte fallen dem Zeitdruck zum Opfer. Die Evaluation von Angeboten wird oberflächlicher als nötig. Da der Beschaffungsprozess meist unter zeitlichem Druck steht, fällt der Fokus auf Qualität und insbesondere Nachhaltigkeit oft der Einsparung von Aufwand zum Opfer. Das ist kein individuelles Versagen, sondern ein systemisches Problem.

Hinzu kommen die Kosten von Fehlern: Abgebrochene Vergaben, erfolgreiche Beschwerden und Verfahren, die von vorn begonnen werden müssen. Die durchschnittliche Verfahrensdauer am Bundesverwaltungsgericht beträgt über alle Rechtsgebiete hinweg rund 250 Tage (Geschäftsbericht BVGer, 2024). Beschaffungsbeschwerden dürften in einer ähnlichen Grössenordnung liegen. Jede vermeidbare Beschwerde kostet nicht nur Geld, sondern auch wertvolle Zeit.

Was bereits möglich wäre: Die Effizienz-Dividende

Die Europäische Kommission hat in einer vielzitierten Studie festgehalten, dass Vergabestellen, die auf E-Procurement umgestellt haben, Einsparungen zwischen 5 und 20 Prozent verzeichnen. Eine niederländische Untersuchung bei 400 Gemeinden beziffert die Einsparung auf rund EUR 8'500 pro Verfahren, davon allein EUR 2'350 durch den Wegfall von Druck- und Versandkosten. Zusätzlich wurden pro Verfahren drei Tage auf der Vergabe- und ein Tag auf der Anbieterseite eingespart.

Übertragen auf die Schweiz: Selbst eine bescheidene Effizienzsteigerung von nur 1 Prozent auf das Gesamtvolumen von CHF 41 Milliarden könnte jährlich bis zu CHF 410 Millionen freisetzen. Die EU-Kommission schätzt, dass allein im europäischen Binnenmarkt eine Effizienzsteigerung von 1 Prozent bei öffentlichen Aufträgen EUR 20 Milliarden pro Jahr einsparen würde. Die Grössenordnung der Hebel ist also beträchtlich, auch wenn die genauen Zahlen je nach Kontext variieren.

Die Schweiz hat im Bereich E-Government allerdings noch einiges aufzuholen. Im EU eGovernment Benchmark 2025 erreichte die Schweiz 56,6 Punkte, verglichen mit dem EU-Durchschnitt von 74,5 Punkten (Länderbericht Schweiz, PDF). Die elektronische Angebotseinreichung über simap.ch wurde erst am 3. Februar 2025 eingeführt, rund sechseinhalb Jahre nach der EU-weiten Pflicht. Und diese Einreichung basiert nach wie vor auf Dokumenten statt auf strukturierten Daten.

Unsere Mission: Das Verhältnis umdrehen

Bei submissi.o. haben wir uns ein klares Ziel gesetzt: Das Verhältnis von 80% Administration und 20% Inhalt umzudrehen. Vergabestellen sollen den Grossteil ihrer Zeit für das aufwenden, was wirklich zählt: die präzise Definition von Anforderungen, die sorgfältige Auswahl geeigneter Zuschlagskriterien, die faire und transparente Bewertung von Angeboten und die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten.

Unsere Software begleitet den gesamten Vergabeprozess von A bis Zuschlag. Durch die direkte Schnittstelle zu simap.ch entfällt das manuelle Übertragen von Daten auf die Publikationsplattform. Strukturierte Vorlagen ersetzen das mühsame Zusammenbauen von Dokumenten aus verschiedenen Quellen. Der integrierte Kriterienkatalog stellt sicher, dass Eignungs- und Zuschlagskriterien rechtlich korrekt formuliert sind. Und das automatisierte Bewertungstool eliminiert die fehleranfällige manuelle Auswertung von Angeboten.

Unsere Kundenrückmeldungen zeigen: Vergabestellen aus verschiedenen Sektoren setzen unsere Plattform bereits für komplexe Vergabeprojekte ein und berichten von einer deutlichen Reduktion des administrativen Aufwands. Die Rückmeldung, die wir am häufigsten hören: Es fühlt sich an, als hätte jemand endlich das Online-Banking für Vergaben erfunden.

Fazit: CHF 41 Milliarden verdienen bessere Prozesse

Das Schweizer Beschaffungswesen bewegt ein enormes Volumen. Die Zahlen zeigen aber auch, dass ein beträchtlicher Teil der investierten Arbeitszeit nicht der inhaltlichen Qualität dient, sondern in administrativen Tätigkeiten versickert. Das ist kein Vorwurf an die Fachpersonen, die unter diesen Bedingungen arbeiten. Es ist ein Aufruf, ihnen bessere Werkzeuge an die Hand zu geben.

Digitalisierung in der öffentlichen Beschaffung ist kein Luxusprojekt. Bei einem Markt von über CHF 41 Milliarden ist sie eine strategische Notwendigkeit. Jede Stunde, die von der Administration in die Facharbeit verschoben werden kann, ist eine Investition in bessere Vergaben, faire Verfahren und nachhaltigere Ergebnisse.

Wenn mehr darüber erfahren möchten, wie submissi.o. den administrativen Aufwand reduziert, schreiben Sie uns.