Wenn KI die Angebote schreibt – wer prüft die Flut?

Immer mehr Anbieter nutzen KI, um ihre Offerten zu erstellen. Das Ergebnis: Die Angebote werden umfangreicher und detaillierter. Auftragsanalysen sind umfassender, Dokumentationen und Leistungsbeschriebe enthalten mehr Inhalte. Es ist nicht unwahrscheinlich, dass durch den Einsatz von KI auch die Zahl der Offerten bei öffentlichen Ausschreibungen wieder zunimmt.

Das ist grundsätzlich positiv, denn ausführlichere und zahlreiche Angebote ermöglichen fundiertere Vergabeentscheide. Aber es bedeutet auch mehr Inhalte. Wer prüft all diese Informationen?

Das Ungleichgewicht wächst

Eine Projektleiterin in einer Gemeinde erhält statt fünf überschaubarer Offerten neu zehn oder zwanzig Dossiers mit deutlich mehr Informationen. Ob sich die Qualität dadurch erhöht, hängt (trotz KI) von den jeweiligen Anbieterinnen ab. Klar ist, dass KI die Erstellung von Texten und Dokumenten massiv erleichtert. Entsprechend steigen Umfang und Detailierungsgrad der Angebote. Dies führt dazu, dass die Projektleiterin und die mit der Bewertung betrauten Personen erheblich mehr Inhalte und Informationen bearbeiten und beurteilen müssen.

Die Bewertung kann jedoch nicht einfach der KI überlassen werden. Sie muss rechtssicher und nachvollziehbar dokumentiert sein – die IVöB und die Gerichtspraxis lassen hier keinen Spielraum. Und je umfangreicher die Angebote, desto grösser das Risiko für Inkonsistenzen, übersehene Inhalte oder Vorbehalte und eine lückenhafte Dokumentation.

Mehr Inhalt erfordert mehr Struktur

Die Antwort ist nicht, weniger detaillierte Angebote zu fordern – das wäre ein Rückschritt. Die Lösung liegt in konsequenter digitaler Unterstützung auf beiden Seiten des Prozesses:

Bei der Ausschreibung: Wer seine Zuschlagskriterien klar strukturiert, präzise Bewertungsmassstäbe definiert und die Anforderungen an die Angebotsstruktur vorgibt, schafft die Grundlage dafür, dass auch umfangreiche und zahlreiche Angebote systematisch vergleichbar bleiben.

Bei der Bewertung: Wenn die Evaluationsstruktur bereits in der Ausschreibung angelegt ist, kann die Bewertung systematisch erfolgen – Kriterium für Kriterium, Angebot für Angebot. Digitale Werkzeuge wie das Bewertungstool von submissi.o. stellen sicher, dass alle Angebote nach denselben Massstäben beurteilt werden und die Dokumentation lückenlos ist.

Gleich lange Spiesse schaffen

Der Alltag zeigt es deutlich: KI erhöht die Informationsflut. Diese einzuordnen und zu bewerten, erfordert strukturierte Prozesse. Genau das ist unser Anspruch bei submissi.o.: Vergabestellen in die Lage zu versetzen, auch in einer zunehmend KI-getriebenen Angebotswelt rechtssicher und effizient zu arbeiten. Nicht KI gegen KI, sondern mit einer intelligenten Struktur für fundierte Entscheide. Denn am Ende geht es darum, den besten Anbieter für die ausgeschriebene Leistung zu finden, die Angebote inhaltlich zu bewerten und dies nachvollziehbar zu dokumentieren. Diese Aufgabe muss – bei aller Digitalisierung – durch die Personen bei der Vergabestelle erfolgen. Schliesslich bestimmen diese, welches das vorteilhafteste Angebot ist. submissi.o. gibt ihnen dabei das digitale Werkzeug in die Hand, diese Entscheidung rechtskonform, transparent und sorgfältig zu treffen.