Kantonsspital Aarau

Ausgangslage

Ein Spital beschafft laufend: Medizintechnik, IT, Bauleistungen, Dienstleistungen. Am Kantonsspital Aarau arbeiten dabei mehrere Fachabteilungen mit hohen Volumen und strengen Dokumentationspflichten. Die IVöB gibt Fristen, Schwellenwerte, Kriterien und Verfahren verbindlich vor.

Ohne digitale Unterstützung entsteht das bekannte Beschaffungs-Pingpong: Dokumente wandern zwischen Fachabteilung, Rechtsdienst und Administration hin und her. Nach unserer Erfahrung gehen so bis zu 80 Prozent der Zeit für Formalitäten auf, nur 20 Prozent bleiben für die inhaltliche Arbeit.

Einführung

Das Kantonsspital Aarau startete im April 2025 mit einem Testbetrieb. Rund sechs Monate später liefen bereits über 15 Projekte produktiv, verteilt auf sechs Fachabteilungen; heute sind es über 30. Neue Nutzerinnen und Nutzer finden sich ohne externe Schulung zurecht, weil die Plattform Schritt für Schritt durch das Verfahren führt. Der Einkauf pflegt Vorlagen und Kriterien zentral, jede Fachabteilung beschafft im gleichen Standard.

«Das System führt mich wie beim Online-Banking. Ich weiss genau, welche Termine und Fristen ich einhalten muss und kann mich auf das konzentrieren, was fachlich wichtig ist.»

Michael Walter, Projektleiter Beschaffung und Logistik, Kantonsspital Aarau

Ergebnis

• Die Projekteinrichtung dauert rund eine Stunde statt acht Stunden.
• Pro Verfahren werden 5 bis 20 Anbieter strukturiert geprüft und bewertet.
• Kriterien sind in Unterlagen, Publikation und Bewertung identisch formuliert, ohne Copy-Paste-Fehler.
• Pflichtangaben bleiben Pflicht: unvollständige Angebote werden verhindert.
• Jede Vergabe ist lückenlos dokumentiert und jederzeit revisionsbereit.

«Mit submissio haben wir endlich einen strukturierten Prozess für unsere Beschaffungen. Die rechtliche Sicherheit und die Zeitersparnis bei der Dokumentenerstellung sind für uns von unschätzbarem Wert.»

Thomas Binz, Leiter Einkauf, Kantonsspital Aarau

Ausführlicher Praxisbericht Erfa-Stammtisch: Rechtssicherheit, Transparenz und Effizienz durch digitale Tools