Version 4.1 | Oktober 2026
1. Gegenstand
Diese Vertragsbedingungen regeln die Zusammenarbeit zwischen der submissio AG und der Kundin hinsichtlich der Nutzung der Software submissio. Gleichzeitig enthält der Vertrag Bestimmungen zur Datenbearbeitung durch die submissio AG im Auftrag der Kundin gemäss Ziffer 3.
Rechtsberatungsleistungen in Bezug auf Beschaffungs- oder Vertragsrecht, die im Zusammenhang mit der Nutzung von submissio erforderlich sein könnten, sind ausdrücklich nicht Teil dieses Vertrags. Solche Beratungen können auf Wunsch separat im Rahmen eines Mandatsvertrags mit der Kanzlei Schärli Recht GmbH, vertreten durch lic. iur. Christoph Schärli (www.schaerli-recht.ch), in Anspruch genommen werden. Ohne eine explizite Vereinbarung erfolgen bei den jeweiligen Projekten keine Rechtsberatungsleistungen.
2. Leistungen
2.1 Allgemeines
Die submissio AG entwickelt die Software submissio, die speziell zur Unterstützung bei der Planung, Erstellung und Durchführung öffentlicher Ausschreibungsverfahren konzipiert ist.
Der aktuelle Funktionsumfang umfasst die bereits von der Kundin getesteten Module der Plattform. Während der Laufzeit dieses Vertrags erhält die Kundin Zugang zur jeweils aktuellen Version der Software, die über das Internet zur Verfügung gestellt wird. Die Software wird auf einem Server gespeichert, auf den die Kundin online zugreifen kann.
Die Weiterentwicklung der Software erfolgt fortlaufend durch Updates und Upgrades. Die submissio AG bemüht sich im Rahmen ihrer betrieblichen Möglichkeiten, die Dienstleistung möglichst unterbrechungsfrei bereitzustellen. Dennoch können Wartungsarbeiten, Fehlerbehebungen oder Aktualisierungen zeitweise zu kurzen Unterbrechungen führen. Die Kundin nimmt dies zur Kenntnis und ist sich bewusst, dass die submissio AG für temporäre Funktionseinschränkungen keine Gewährleistung oder Haftung übernimmt.
2.2 Kundinnen-Feedback und Referenzen
Die submissio AG legt grossen Wert darauf, das Feedback und die Bedürfnisse der Kundin in die Weiterentwicklung der Software einzubinden. Die Kundin kann jederzeit Vorschläge für Funktionen und Verbesserungen übermitteln. Es besteht jedoch kein Anspruch auf Umsetzung. Alle Rechte an neuen Entwicklungen, unabhängig von der Herkunft der Anregungen, verbleiben bei der submissio AG.
Die Kundin erklärt sich bereit, auf Anfrage als Referenz genannt zu werden. Mit der Unterzeichnung dieses Vertrags wird diese Zustimmung erteilt. Für eine öffentliche Nennung auf der Website oder in Broschüren wird zusätzlich vorab das ausdrückliche Einverständnis eingeholt.
2.3 Nutzungsrechte an der Software
Die submissio AG gewährt der Kundin ein nicht exklusives und nicht übertragbares Recht zur Nutzung der Software submissio während der Vertragslaufzeit. Die Vervielfältigung, Dekompilierung, das Reverse Engineering oder sonstige Eingriffe in den Quellcode sind nicht gestattet. Ebenso ist es der Kundin untersagt, Dritten die Software – entgeltlich oder unentgeltlich – zur Verfügung zu stellen oder weiterzuvermieten.
3. Datenschutz und Datenbearbeitung
3.1 Allgemeines
Die Datenschutzerklärung auf www.submissio.ch in der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Fassung ist vollumfänglicher Vertragsbestandteil. Bei öffentlichen Ausschreibungen sind alle mit submissio erstellten und auf simap.ch veröffentlichten Angaben und Dokumente öffentlich einsehbar. Geschäftsgeheimnisse oder vergleichbare Daten, die vertraulich bleiben sollen, dürfen nicht veröffentlicht werden.
Die submissio AG hält sich an die geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere das Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) sowie – soweit anwendbar – die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Alle Daten werden im unter Ziffer 3.2 genannten Rechenzentrum gespeichert.
Die Daten werden so gespeichert, dass die Kundin über ihr Nutzerprofil online darauf zugreifen kann. Die submissio AG ist berechtigt, zur Behebung von Störungen strukturelle oder formatbezogene Änderungen an den Daten vorzunehmen und sichert regelmässige Datensicherungen auf einem externen Backup-Server zu. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses kann die submissio AG die gespeicherten Daten löschen. Auf Wunsch gibt die submissio AG jederzeit, spätestens bei Vertragsende, eine Kopie der gespeicherten Daten auf geeignetem Datenträger heraus. Allfällige Leseschwierigkeiten müssen innerhalb von 60 Tagen nach Vertragsende gemeldet werden.
3.2 Datenaufbewahrung und -sicherheit
Die Software und Daten werden auf dem Schweizer Cloud-Service Exoscale (Boulevard de Grancy 19A, 1006 Lausanne) gehostet. Die Server befinden sich in Oberengstringen.
Die Kundin verpflichtet sich, keine rechtswidrigen oder vertragswidrigen Inhalte auf dem Speicherplatz abzulegen. Für alle hochgeladenen Inhalte ist die Kundin bzw. deren Mitarbeitende verantwortlich.
Die submissio AG trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen Datenverlust und unbefugten Zugriff, insbesondere regelmässige Backups, Verschlüsselung der Datenübertragung und Zugriffskontrollen. Die Kundin bleibt zu jeder Zeit alleinige Eigentümerin der Daten und kann deren Herausgabe jederzeit verlangen, auch nach Vertragsende.
3.3 Bearbeitete Personendaten
Im Rahmen der Bereitstellung ihrer Softwaredienstleistungen bearbeitet die submissio AG unter anderem folgende Kategorien personenbezogener Daten:
- Kunden- und Nutzerdaten wie E-Mail-Adresse, Postadresse, Telefonnummer
- Alle Daten, welche von den Nutzenden und Anbietenden in der Software erfasst und bearbeitet werden
- Rechnungs- und Zahlungsinformationen: Rechnungsdaten, Leistungsnachweise, Zahlungen und Bankverbindungen
- Ergänzende Informationen, die im Zusammenhang mit der Kundenbeziehung zur Verfügung gestellt werden
3.4 Nutzung externer Dienste
Die Software, die Datenbank, die darin gespeicherten Dokumente und die Backups betreibt die submissio AG ausschliesslich in dem unter Ziffer 3.2 genannten Rechenzentrum in der Schweiz. Für die Kommunikation und die Betreuung der Kundenbeziehung setzt sie zudem etablierte Dienste ein, namentlich Google Workspace und Attio. Dabei können Angaben aus der Kundenbeziehung auch ausserhalb der Schweiz bearbeitet werden, insbesondere in Europa und in den USA; die submissio AG stellt hierfür die in der Datenschutzerklärung genannten Garantien sicher. Für die Fehler- und Leistungsüberwachung der Software übermittelt die submissio AG technische Protokolle an AppSignal in den Niederlanden; Angebotspreise und Antworten der Anbietenden werden daraus vorher entfernt. Die vollständige Liste der Empfänger und ihrer Standorte enthält die Datenschutzerklärung.
4. Support und Kundendienst
Der Vertrag beinhaltet technischen Support und Kundendienst. Anfragen der Kundin werden werktags spätestens innerhalb von 48 Stunden, möglichst jedoch innerhalb von 24 Stunden beantwortet – per E-Mail oder Telefon. Anwendungssupport, Unterstützung beim Onboarding und bei der Konfiguration sind im Preis enthalten. Inhaltliche Schulungen erfolgen nach separater Offerte oder bei entsprechender Vereinbarung
5. Verpflichtungen der Kundin
Die Kundin bezahlt die im Vertrag vereinbarten Preise; die submissio AG erhebt zusätzlich die gesetzlich geschuldete Mehrwertsteuer. Alle Preise verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer und sonstiger Abgaben. Die Vertragssummen werden, sofern nicht anders vereinbart, im Voraus für ein ganzes oder halbes Jahr in Rechnung gestellt; die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage netto.
Die Kundin ist verpflichtet, unberechtigten Zugriff auf die Software zu verhindern, z. B. durch Information und Sensibilisierung der Mitarbeitenden bezüglich Urheberrecht und Datensicherheit. Die Daten und Informationen sollen vor dem Hochladen mit aktuellen Virenscannern auf Schadsoftware geprüft werden. Zugangsdaten sind sorgfältig aufzubewahren und nicht an unbefugte Dritte weiterzugeben; bei Verdacht auf Missbrauch ist die submissio AG unverzüglich zu informieren.
6. Gewährleistung und Verfügbarkeit
Die submissio AG bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Software. Aufgrund der laufenden Entwicklung kann es jedoch zu kurzen Unterbrechungen kommen; Wartungen und Migrationen erfolgen in der Regel ausserhalb der üblichen Arbeitszeiten (Montag bis Freitag, 08:00–18:00 Uhr). Die submissio AG informiert die Kundin über geplante Wartungsarbeiten mit angemessener Vorankündigungsfrist.
Bei erheblichen Nutzungseinschränkungen wird die fällige Gebühr für den betreffenden Monat angemessen reduziert. Weitere Entschädigungs- oder Haftungsansprüche – auch für Folgeschäden – sind ausgeschlossen. Für Verzögerungen bei Ausschreibungen wird ausdrücklich nicht gehaftet.
7. Haftungsausschluss
Wichtig: submissio ist ein unterstützendes Tool für die Abwicklung öffentlicher Beschaffungen. Die Software unterstützt die Kundin im Verfahren und macht Vorschläge. Die rechtlich und inhaltlich korrekten Entscheide liegen jedoch stets in der Verantwortung der Kundin und ihrer Mitarbeitenden. Dies gilt insbesondere für die eingegebenen Daten sowie für die mit submissio erstellten Dokumente und publizierten Ausschreibungen.
Die submissio AG und ihre Mitarbeitenden erbringen im Rahmen des technischen Supports keine Rechtsberatung und keine rechtliche Prüfung der Ausschreibungsunterlagen. Soweit im Rahmen von Supportkontakten Hinweise, Empfehlungen oder Anmerkungen erfolgen, erfolgen diese ohne Anspruch auf eine vollständige rechtliche oder inhaltliche Prüfung. Eine solche Prüfung ist im Rahmen einzelner Supportanfragen nicht möglich. Projekte, Ausschreibungen und Unterlagen werden durch den Rechtsdienst von submissio somit nicht geprüft.
Wünscht die Kundin eine rechtliche oder inhaltliche Prüfung ihrer Ausschreibung, muss sie diese schriftlich bei der Schärli Recht GmbH oder bei einem anderen Beratungsunternehmen separat beauftragen.
Eine Haftung der submissio AG für Schäden, Verzögerungen, Reputationsverluste oder daraus entstehende Kosten aufgrund von Fehlern, Unvollständigkeiten, Beschwerden oder fehlerhaften Entscheiden der Kundin wird ausgeschlossen, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Für Datenverluste ist die Haftung der submissio AG pro Ereignis auf CHF 10'000 begrenzt. Weitergehende Ansprüche, insbesondere für mittelbare Schäden oder Folgeschäden, sind ausgeschlossen. Vorbehalten bleibt die Haftung bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
8. Geheimhaltung
Beide Parteien verpflichten sich, alle vertraulichen Informationen der anderen Partei, die ihnen im Rahmen dieses Vertrags bekannt werden, geheim zu halten und nur zur Erfüllung der Vertragspflichten zu verwenden. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses für die Dauer von drei Jahren.
Als nicht vertraulich gelten Informationen, die öffentlich bekannt sind oder werden, ohne dass eine Partei dagegen verstossen hat; die der empfangenden Partei bereits vor Vertragsschluss bekannt waren; oder die aufgrund gesetzlicher Verpflichtung offengelegt werden müssen.
9. Preisanpassung
Die submissio AG ist berechtigt, die Lizenzgebühren einmal jährlich anzupassen. Eine Preiserhöhung wird der Kundin mindestens 90 Tage vor Inkrafttreten schriftlich mitgeteilt. Lehnt die Kundin die Preiserhöhung ab, kann sie den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen auf das Datum der Preiserhöhung kündigen.
10. Vertragsdauer und -änderung
Der Vertrag tritt mit schriftlicher Bestellung oder der Unterzeichnung der Offerte in Kraft. Er läuft während der vereinbarten Mindestvertragsdauer und verlängert sich danach automatisch jeweils um ein weiteres Jahr, sofern er nicht mit einer Frist von drei Monaten vor Ablauf des jeweiligen Vertragsjahres schriftlich gekündigt wird.
Das Recht zur ausserordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine Partei ihre wesentlichen Vertragspflichten trotz schriftlicher Mahnung nicht innerhalb von 30 Tagen erfüllt.
Die submissio AG behält sich vor, diese AVB mit einer Frist von vier Wochen anzupassen. Die Kundin wird über Änderungen schriftlich informiert. Widerspricht die Kundin nicht innerhalb von vier Wochen nach Zustellung, gelten die geänderten AVB als akzeptiert. Im Fall des Widerspruchs endet der Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der neuen AVB.
11. Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AVB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt. Die unwirksame oder undurchführbare Bestimmung ist durch eine wirksame und durchführbare Regelung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahekommt.
12. Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Es gilt ausschliesslich schweizerisches Recht unter Ausschluss des Kollisionsrechts. Für Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Zürich ausschliesslicher Gerichtsstand. Mit Annahme des Vertrags bestätigt die Kundin, die Vertragsbedingungen und die Datenschutzerklärung (www.submissio.ch) gelesen und verstanden zu haben.